Por que o briefing é a parte mais importante do projeto
Imagine contratar uma obra de reforma sem mostrar a planta para o engenheiro. Você descreve vagamente o que quer, ele interpreta do jeito dele, e três meses depois o resultado não é nada parecido com o que você imaginava. O custo para refazer é enorme. O tempo perdido é irrecuperável.
Com software acontece exatamente o mesmo e com mais frequência do que se imagina. O cliente pede "um sistema de gestão de pedidos". A desenvolvedora entende algo. Meses depois, o sistema entregue não contempla metade das regras de negócio que pareciam óbvias para quem pediu, mas nunca foram escritas.
Um briefing bem feito é o documento que elimina essa lacuna. Ele traduz a visão do cliente em informações concretas e verificáveis que a equipe de desenvolvimento pode usar para criar algo que realmente resolve o problema certo.
Este guia ensina como montar esse documento, seção por seção, com exemplos práticos.
O que um briefing de software deve conter
Um briefing eficaz não precisa ter dezenas de páginas. Ele precisa responder às perguntas certas, com o nível de detalhe suficiente para que a desenvolvedora entenda o problema e proponha a solução adequada. As seções essenciais são:
- Contexto da empresa e do negócio
- Problema que o sistema precisa resolver
- Quem vai usar o sistema e como
- Funcionalidades esperadas (com prioridades)
- Sistemas existentes e integrações necessárias
- Restrições técnicas, legais ou de prazo
- Critérios de sucesso
Vamos detalhar cada uma.
Passo 1 Contexto da empresa e do negócio
A desenvolvedora precisa entender em que mercado a empresa atua, qual o tamanho da operação e qual é o modelo de negócio. Não para curiosidade, mas porque esses fatores influenciam diretamente as decisões técnicas.
Uma distribuidora com 50 pedidos por dia tem necessidades completamente diferentes de uma com 5.000. Um negócio que vende para pessoas físicas tem regras fiscais diferentes de um que vende para empresas. Um sistema que vai usar 3 pessoas tem requisitos de interface e performance diferentes de um que vai usar 300.
O que escrever: Descreva a empresa em 3 a 5 linhas segmento, porte, modelo de venda, principais operações e o contexto que levou à decisão de desenvolver o sistema agora.
Passo 2 O problema que precisa ser resolvido
Esta é a seção mais importante e a mais frequentemente mal preenchida. A tendência natural é descrever a solução ("quero um sistema que faça X") em vez do problema ("hoje perdemos Y horas por semana fazendo Z manualmente"). O problema é o ponto de partida correto.
Quando você descreve o problema, a desenvolvedora pode propor a solução mais adequada que às vezes é diferente do que o cliente imaginou e mais eficiente. Quando você descreve só a solução, amarra a criatividade técnica da equipe e corre o risco de construir algo que resolve o sintoma em vez da causa.
Exemplo ruim: "Quero um sistema com um dashboard de pedidos, tela de cadastro de clientes e relatório de vendas."
Exemplo bom: "Hoje nossa equipe comercial anota pedidos em planilha Excel. Esses dados são digitados manualmente no ERP pelo financeiro. Isso gera em média 3 erros por semana que resultam em entregas erradas, e consome ~5h/semana de trabalho duplicado. Precisamos eliminar essa duplicidade e ter os pedidos acessíveis em tempo real para o estoque."
Passo 3 Quem vai usar e como
Descreva os perfis de usuário do sistema: quem são, quantos são, qual o nível de familiaridade com tecnologia e em que contexto vão usar o sistema (no escritório, em campo, pelo celular, pelo computador).
Cada perfil pode ter permissões e funcionalidades diferentes. Um sistema de gestão de obras, por exemplo, pode ter o engenheiro usando no computador do escritório, o mestre de obras usando no celular no canteiro e a diretoria consultando relatórios pelo tablet. Essas três jornadas geram requisitos técnicos muito diferentes entre si.
| Perfil de usuário | Quantidade | Dispositivo principal | Principais tarefas |
|---|---|---|---|
| Vendedor externo | 12 | Celular (Android) | Registrar pedidos, consultar estoque |
| Analista financeiro | 3 | Desktop | Aprovar pagamentos, gerar relatórios |
| Gerente geral | 1 | Tablet / Desktop | Consultar dashboards, aprovar exceções |
Passo 4 Funcionalidades com prioridade
Liste as funcionalidades esperadas, mas vá além da lista simples: classifique cada uma por prioridade. Uma forma eficiente de fazer isso é usar três categorias.
Essencial: sem isso, o sistema não resolve o problema principal e não pode ser lançado. Importante: agrega valor significativo, mas o lançamento pode acontecer sem isso numa primeira versão. Desejável: seria ótimo ter, mas só faz sentido depois que o essencial estiver funcionando.
Essa classificação ajuda a desenvolvedora a propor um escopo realista para o orçamento disponível e permite planejar fases de entrega com valor incremental em vez de esperar um ano por um sistema completo que talvez precise de ajustes depois do primeiro uso real.
Armadilha comum: Colocar tudo como "essencial". Quando tudo é prioridade, nada é. Se você tiver dificuldade em classificar, pergunte a si mesmo: "Se eu lançar o sistema sem essa funcionalidade, consigo operar por 3 meses enquanto ela é desenvolvida?" Se a resposta for sim, não é essencial.
Passo 5 Sistemas existentes e integrações
Descreva todos os sistemas que a empresa já usa: ERP, CRM, plataforma de e-commerce, sistema fiscal, ferramentas de comunicação, planilhas críticas. Indique quais deles o novo sistema precisará se comunicar e se possível, se esses sistemas têm API disponível.
Integrações são frequentemente subestimadas no orçamento porque o cliente não as menciona no briefing. Quando surgem no meio do projeto, causam aditivos de custo e prazo. Declarar tudo no início permite que a proposta contemple esses pontos desde o começo.
Passo 6 Restrições e requisitos obrigatórios
Há prazos inegociáveis? O sistema precisa estar funcionando antes de uma data específica por razão comercial ou regulatória? Existe alguma restrição de tecnologia (a empresa só usa infraestrutura Microsoft, por exemplo)? Há requisitos de segurança ou conformidade, como LGPD, sigilo de dados médicos ou auditoria fiscal?
Essas restrições moldam decisões técnicas fundamentais e precisam aparecer no briefing não surgir como surpresa no meio do desenvolvimento.
Passo 7 Como você vai saber que o projeto foi bem-sucedido
Defina, de forma objetiva, o que significa "o sistema funcionou". Não "o sistema foi entregue", mas o que mudou na operação por causa dele. Esse critério serve de norte para toda a equipe de desenvolvimento e é o que permite avaliar, meses depois, se o investimento valeu a pena.
Exemplos de critérios mensuráveis: "O tempo de processamento de um pedido caiu de 25 minutos para menos de 5." / "Zero pedidos duplicados por erro de digitação no primeiro mês." / "O relatório de fechamento mensal é gerado automaticamente, sem precisar de intervenção manual."
Dicas finais antes de enviar o briefing
Antes de compartilhar o documento com a desenvolvedora, passe por esta lista rápida: revise se o problema está descrito (não só a solução), verifique se todos os sistemas de integração estão listados, confirme se as funcionalidades têm classificação de prioridade, e certifique-se de que há pelo menos um critério de sucesso mensurável.
Se possível, compartilhe o briefing com a pessoa da empresa que mais sofre com o problema atual muitas vezes é ela quem tem os detalhes operacionais que fazem toda diferença no desenvolvimento.
E lembre-se: o briefing não precisa ser perfeito antes do primeiro contato com a desenvolvedora. Ele é um ponto de partida para uma conversa, não um documento definitivo. Uma boa equipe de desenvolvimento vai ajudar a refiná-lo durante a fase de levantamento de requisitos.
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